O RH tem diversas responsabilidades anuais para garantir corretamente o fechamento da folha de pagamento e o recolhimento dos impostos. Confira mais sobre o assunto neste artigo!
O fechamento da folha de pagamento em novembro e dezembro sempre traz uma responsabilidade a mais para o final de ano do RH: garantir que o décimo terceiro salário seja calculado e pago corretamente. É um dos benefícios mais aguardados pelos colaboradores no ano, e qualquer erro no valor gera retrabalho, insatisfação e, em casos mais sérios, passivo trabalhista.
A fórmula básica é simples: divide-se o salário bruto por 12 e multiplica-se o resultado pelo número de meses trabalhados no ano. Quem trabalhou os 12 meses recebe um salário extra equivalente à sua remuneração normal. O detalhe está nas variações: cálculo proporcional, médias de adicionais, descontos na segunda parcela e regras específicas para demissão e afastamento. Este guia cobre cada uma delas.
O que é o décimo terceiro salário?
O décimo terceiro salário é um direito trabalhista que corresponde ao pagamento de 1/12 avos da remuneração para cada mês trabalhado no ano. Também chamado de gratificação natalina, ele nasceu como uma prática informal, em que algumas empresas presenteavam seus funcionários no fim do ano com um valor extra, sem que houvesse qualquer obrigação legal por trás disso.
Com o tempo, essa prática ganhou força política até se tornar um direito garantido por lei a todos os trabalhadores formais no Brasil.
Quem tem direito ao décimo terceiro salário?
Têm direito ao décimo terceiro os profissionais contratados sob regime de trabalho CLT: trabalhadores urbanos, rurais e domésticos, aprendizes com contrato de aprendizagem registrado, além de aposentados e pensionistas do INSS. Colaboradores afastados por acidente de trabalho, auxílio por incapacidade temporária ou licença-maternidade mantêm o direito ao décimo terceiro, observadas as regras de responsabilidade entre empresa e INSS para cada período de afastamento.
Para que um mês seja considerado no cálculo do décimo terceiro, o colaborador deve ter trabalhado pelo menos 15 dias naquele mês. Faltas injustificadas podem impactar a contagem dos avos quando reduzem esse período mínimo, mas não eliminam automaticamente o direito ao benefício.
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Quem não tem direito
Ficam de fora do benefício os profissionais liberais sem vínculo empregatício, o MEI sem funcionários registrados e autônomos que atuam como pessoa jurídica, a menos que o contrato preveja o pagamento expressamente. Trabalhadores demitidos por justa causa também perdem o direito ao décimo terceiro referente ao ano da rescisão.
Como calcular o décimo terceiro salário
A CLT determina que o pagamento seja feito em até duas parcelas: a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro, com os descontos de INSS e Imposto de Renda aplicados apenas na última. O cálculo também precisa considerar médias de adicionais, como horas extras habituais, comissões e adicional noturno ou de insalubridade no trabalho, e é devido mesmo em casos de rescisão do contrato, salvo demissão por justa causa.
Se o colaborador trabalhou o ano inteiro na mesma empresa, o valor do décimo terceiro é idêntico ao seu salário mensal. Um profissional que ganha R$ 1.900 divide esse valor por 12, chegando a R$ 158,33, que corresponde a 1/12 avos. Multiplicando por 12 meses trabalhados, o resultado é o salário integral.
Benefícios corporativos, como vale-alimentação e vale-transporte, não entram no cálculo nem podem ser descontados do pagamento.
Cálculo proporcional
Quem não trabalhou o ano inteiro recebe o valor proporcional ao período trabalhado. A conta usa a mesma fórmula, aplicada apenas aos meses completos: salário ÷ 12 × meses trabalhados. Um mês só entra nessa soma se o colaborador tiver trabalhado 15 dias ou mais nele — abaixo disso, o mês fica de fora do cálculo.
Um profissional com salário de R$ 1.900 que trabalhou 6 meses no ano recebe R$ 158,33 (o valor de 1/12 avos) multiplicado por 6, totalizando R$ 950,00. Divididos em duas parcelas, ficam R$ 475,00 em cada uma, sendo a segunda ainda sujeita aos descontos de INSS e IRRF.
Essa mesma lógica vale para quem foi admitido ou demitido ao longo do ano. Um colaborador admitido em 10 de março, por exemplo, trabalhou dias suficientes naquele mês para que ele conte na soma, acumulando o proporcional de março a dezembro. Já se a admissão tivesse ocorrido depois do dia 15, março ficaria de fora da conta.
Cálculo da primeira parcela
Em regra, a primeira parcela corresponde a aproximadamente metade do valor estimado do décimo terceiro, sem incidência de descontos de INSS e Imposto de Renda. Sendo assim, para um colaborador com salário de R$ 2.100, por exemplo, essa etapa equivale à metade desse valor.
Cálculo da segunda parcela
A segunda parcela usa o valor bruto total do décimo terceiro como base, aplica os descontos de INSS e Imposto de Renda e depois subtrai o que já foi pago na primeira parcela. É sempre importante conferir a tabela de INSS e IRRF vigente no momento do pagamento, já que as alíquotas são revisadas periodicamente.
Horas extras, comissões e adicionais no cálculo
Quando o colaborador recebe horas extras, comissões ou adicional noturno de forma habitual, o décimo terceiro não pode ser calculado apenas sobre o salário fixo. A CLT trata como salarial qualquer verba paga com habitualidade, e essas verbas precisam entrar na base de cálculo — caso contrário, o colaborador perde parte real da remuneração que recebeu ao longo do ano.
As médias das verbas variáveis devem ser calculadas conforme os critérios adotados pela empresa e pela legislação aplicável, considerando os valores pagos ao longo do período de referência.
Quando é feito o pagamento do 13º?
A lei nº 4.749 determina que a primeira parcela seja paga entre 1º de fevereiro e 30 de novembro, enquanto a quitação da segunda parcela precisa ocorrer até 20 de dezembro do ano em vigência. Cumprir essas datas mantém a empresa em compliance com os órgãos trabalhistas e evita transtornos tanto para o RH quanto para os colaboradores.
O que acontece se a empresa atrasar
O atraso no pagamento pode gerar autuações e multas administrativas aplicadas pelos órgãos fiscalizadores, além de aumentar o risco de passivos trabalhistas.
É possível pagar em parcela única?
Sim. A legislação permite que o empregador pague o décimo terceiro em uma única vez, desde que o faça até 30 de novembro. Nesse formato, o valor já sai com os descontos de INSS e Imposto de Renda aplicados sobre o total, já que não existe uma segunda parcela para concentrar essas deduções. A decisão de pagar em uma ou duas vezes cabe ao empregador, não ao colaborador.
Décimo terceiro na demissão e em afastamentos
Nem sempre o vínculo empregatício segue o calendário do décimo terceiro até o fim do ano. Um colaborador pode ser desligado em julho, afastado por um acidente em março ou sair de licença-maternidade no meio do período. Cada uma dessas situações muda a forma como o benefício é calculado e quem arca com o pagamento.
Demissão com e sem justa causa
Em caso de demissão sem justa causa, o trabalhador mantém o direito ao pagamento proporcional do décimo terceiro, calculado com a mesma regra dos 15 dias aplicada ao mês da rescisão. Já na demissão por justa causa, o colaborador perde o direito ao benefício referente ao ano em curso — valores já recebidos em anos anteriores não são afetados por essa perda.
Afastamento por doença, acidente e licença-maternidade
O tratamento do décimo terceiro em casos de afastamento depende do motivo. Em afastamento por incapacidade temporária, seja por doença ou acidente, o empregador paga a parte proporcional aos meses efetivamente trabalhados, e o INSS assume a parte proporcional ao período de afastamento quando este ultrapassa 15 dias. Na licença-maternidade, o décimo terceiro é pago integralmente pela empresa, mas o valor correspondente ao período da licença é reembolsado pelo INSS.
Erros mais comuns no pagamento do décimo terceiro
Alguns erros se repetem ano após ano no cálculo do décimo terceiro, e conhecê-los ajuda o RH a evitar prejuízos financeiros, multas e passivos trabalhistas.
Um erro frequente é contar errado o valor proporcional: para um mês entrar no cálculo, o colaborador precisa ter trabalhado nele pelo menos 15 dias, e vale sempre conferir esse período antes de somá-lo. Outro ponto de atenção é desconsiderar as médias de variáveis, deixando de incluir horas extras, comissões e adicionais habituais na base de cálculo, o que resulta em pagamento a menor. Esquecer os descontos obrigatórios na segunda parcela também é comum, assim como perder os prazos legais de pagamento, o que gera multas evitáveis com um calendário de obrigações bem definido.
Erros na rescisão e em afastamentos completam a lista: é preciso sempre confirmar o motivo do desligamento antes de calcular o décimo terceiro no acerto rescisório, e revisar os períodos de afastamento para pagar corretamente a parte que cabe à empresa e informar ao colaborador quando parte do valor será paga pelo INSS.
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Como a tecnologia ajuda o RH no décimo terceiro
Automatizar esses cálculos com um sistema reduz erros na folha de pagamento, retrabalho e falhas. Fazer manualmente consome tempo do RH e aumenta o risco de inconsistências, especialmente em empresas com muitos colaboradores e variáveis diferentes a considerar.
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Perguntas frequentes sobre décimo terceiro salário
1. O décimo terceiro salário pode ser pago em parcela única?
Sim. A legislação permite que o empregador realize o pagamento do décimo terceiro salário em parcela única, desde que isso ocorra até 30 de novembro. Nesse caso, os descontos de INSS e Imposto de Renda são aplicados sobre o valor total pago, já que não haverá uma segunda parcela para concentrar essas deduções.
2. Quem foi contratado no meio do ano recebe décimo terceiro?
Sim. O colaborador contratado ao longo do ano tem direito ao décimo terceiro salário proporcional ao período trabalhado. O cálculo considera 1/12 da remuneração para cada mês em que tenha trabalhado pelo menos 15 dias. Meses com menos de 15 dias trabalhados não entram na contagem.
3. Quem pediu demissão recebe décimo terceiro proporcional?
Sim. O trabalhador que pede demissão tem direito ao décimo terceiro proporcional aos meses trabalhados no ano, desde que a rescisão não ocorra por justa causa. O valor é calculated com base na remuneração e no número de avos adquiridos até a data do desligamento.
4. Horas extras entram no cálculo do décimo terceiro?
Sim. Horas extras pagas com habitualidade devem ser consideradas no cálculo do décimo terceiro salário. Além delas, outras verbas de natureza salarial, como comissões e adicional noturno, também podem compor a base de cálculo por meio da média dos valores recebidos ao longo do período de referência.
5. O décimo terceiro salário tem desconto de INSS e Imposto de Renda?
Sim. O décimo terceiro salário está sujeito à incidência de INSS e, quando aplicável, Imposto de Renda. Os descontos normalmente são realizados na segunda parcela ou no pagamento em parcela única. Já o FGTS é recolhido pelo empregador e não é descontado do colaborador.
6. Estagiário recebe décimo terceiro salário?
Não. O estagiário não tem direito ao décimo terceiro salário porque não possui vínculo empregatício regido pela CLT. Entretanto, a empresa pode conceder benefícios adicionais de forma voluntária, desde que estejam previstos no contrato ou na política interna da organização.
7. O décimo terceiro salário é obrigatório?
Sim. O décimo terceiro salário é um direito garantido pela legislação trabalhista brasileira para trabalhadores contratados sob o regime da CLT. O benefício deve ser pago anualmente pelas empresas dentro dos prazos estabelecidos em lei.
8. Benefícios como vale-alimentação e vale-transporte entram no cálculo do décimo terceiro?
Não. Benefícios de caráter indenizatório, como vale-transporte e vale-alimentação, não integram a remuneração utilizada para calcular o décimo terceiro salário. O cálculo considera apenas verbas de natureza salarial previstas na legislação.
9. Quem está afastado pelo INSS recebe décimo terceiro salário?
Sim. Trabalhadores afastados por auxílio por incapacidade temporária, acidente de trabalho ou licença-maternidade mantêm o direito ao décimo terceiro salário. Dependendo do tipo e da duração do afastamento, o pagamento pode ser dividido entre empresa e INSS.
10. O que acontece se a empresa não pagar o décimo terceiro salário?
O atraso ou não pagamento do décimo terceiro pode gerar multas administrativas, fiscalizações e ações trabalhistas. Além dos impactos legais, a situação pode afetar a satisfação dos colaboradores e aumentar os riscos de passivos para a empresa.
